Via @zapsignoficial | Apesar de ser um formato crescente no mercado, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o seu conceito, como funciona e se possui validade jurídica no país. Para sanar esses pontos de uma vez por todas, produzimos este guia completo sobre o assunto e convidamos você a lê-lo até o final.

Assinatura eletrônica é uma forma legal de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento via meios eletrônicos. Em muitos casos, ele opera como um substituto da assinatura manuscrita, principalmente de documentos e contratos.

Logo, todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio, podem ser simplificados com a aquisição de uma assinatura eletrônica. 

O mesmo vale para outras formas de reconhecimento. Por exemplo: quando você vai ao banco e precisa inserir o dedo no caixa eletrônico para fazer o reconhecimento biométrico, este é um tipo de assinatura eletrônica; ou quando você acessa um serviço na internet e utiliza um token para reconhecer a sua identificação assim como executar um login a partir de uma senha pessoal.

Assim, se em outros tempos a forma de reconhecimento pessoal mais comum fosse a assinatura manual (que, em alguns casos, precisa ser autenticada em cartório), agora ela abre espaço para assinaturas eletrônicas que, inclusive, facilitam a contratação de funcionários, fornecedores e clientes.

Em tempos de trabalho feito em home office,por exemplo, as assinaturas eletrônicas são muito benéficas, pois evitam deslocamentos na hora de firmar novas parcerias ou contratações. Seus colaboradores só precisam acessar a ferramenta em qualquer lugar!

Como os documentos são enviados para uma assinatura eletrônica?

Algumas pessoas têm dificuldade de imaginar o funcionamento de uma assinatura eletrônica. Afinal, quando firmamos um documento de papel, pegamos a caneta, escrevemos a nossa assinatura de próprio punho e pronto. 

A assinatura eletrônica acontece a partir de uma plataforma dedicada a esse tipo de serviço. Nela, você pode selecionar o documento a ser assinado e convidar pessoas que precisam assinar.  Dessa forma, com o simples clique de um botão, ele é assinado e passa a ter a mesma validade jurídica dos que são firmados de maneira tradicional.

Quais são os tipos de documento que podem ser assinados?

Praticamente todo documento que você assina na forma de papel pode ser inserido no meio eletrônico. Basta que você o tenha em formato .doc ou PDF para fazer o upload na plataforma. 

Logo, há diversos tipos de documentos que podem ser assinados dessa forma, destacamos aqui os mais corriqueiros.

Aquisição de clientes

Empresas que oferecem prestação de serviços e precisam que os clientes assinem o contrato que aclare os deveres e obrigações das partes, veem na assinatura eletrônica uma grande vantagem, pois esta otimiza tratativas e dinamiza processos sem interrupções ou contratempos.

Contratação de fornecedores

Não se pode fazer tudo sozinho, por isso muitos donos e gestores de negócios contam com fornecedores que possam realizar serviços necessários para as ofertas da empresa.

Por mais que algumas contratações sejam feitas por e-mail e até verbalmente, a assinatura eletrônica reforça os compromissos dessa parceria.

Contratação de funcionários

Já passou o tempo em que os funcionários precisavam ir até um escritório de contabilidade para assinar os documentos admissionais. Agora tudo isso pode ser feito online.

Ao contratar um novo membro para a sua empresa, redija o documento referente à sua contratação, lance-o na plataforma de assinatura eletrônica e envie o link para ele assinar.

Renovação e aditivos de contrato

É comum algumas regras mudarem ao longo do tempo, o que requer renovações ou aditivos de contrato para que seus clientes, funcionários ou fornecedores estejam a par das novas normas contratuais.

Rescisão de contrato

Por mais que evitemos, em algum momento precisamos rescindir o contrato feito com alguém. Embora algumas pessoas considerem a comunicação como forma suficiente da rescisão, é importante ter um documento assinado que comprove isso.

Como a ZapSign pode te ajudar a entrar na era dos documentos eletrônicos?

A ZapSign é uma empresa que conta com serviço de assinatura eletrônica e também digital. Porém, a plataforma conta com um diferencial que é muito importante: a simplicidade.

Independente de onde você estiver, poderá acessar a plataforma pelo computador ou celular para assinar qualquer arquivo eletrônico em poucos segundos.

Além disso, a ZapSign conta com diversos planos para atender a necessidade do seu negócio, seja ela voltada a assinar poucos ou muitos documentos por mês.

Na ZapSign você pode testar grátis subindo seu documento para assinatura em PDF, compartilhando o link por WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal que seu cliente preferir e aguardar o aviso da assinatura realizada por e-mail.