Esta cultura de gestão avalia a substituição de papéis em um escritório por documentos e processos digitalizados, promovendo o uso de softwares como ferramentas que automatizam e reestruturam processos administrativos.
Empresas têm adotado este conceito organizacional, não só pelos seus benefícios econômicos, mas também pelos impactos positivos em produtividade, sustentabilidade e segurança, já que arquivos impressos são muito mais frágeis.
Já pensou quanto em resmas, post-its, tinta de impressora e carimbo pode ser economizado em uma gestão Paperless? Ou quantas árvores podem ser poupadas na produção de papel? E o tempo economizado na busca por arquivos? Listamos aqui alguns exemplos que ilustram os benefícios de adotar esta postura.
Velocidade e ganho de tempo
O tempo perdido entre pilhas de arquivos pode ser economizado com um simples comando de teclado. Um software que possibilita salvar documentos e achá-los com facilidade, reduz drasticamente o tempo improdutivo, otimizando a rotina corporativa.Segurança e ganho de espaço físico
O papel é um material sensível que exige cuidado ao manusear. Não é difícil se deparar com documentos amarelados, manchados e rasgados em arquivos. Com a digitalização destes documentos, você consegue organizar e mantê-los em segurança, além de restringir o acesso a eles. Não obstante, você ainda ganha espaço físico, já que um espaço apenas para guardar documentos deixa de ser uma necessidade.Economia
Uma pesquisa da IBM realizada nos Estados Unidos concluiu que uma única pessoa usa, em média, cerca de dez mil folhas de papel por ano. Com arquivos digitalizados, a economia com papel é imediata. Resmas e tinta de impressora, por exemplo, deixam de impactar no faturamento da empresa, gerando menos despesas e dando espaço para investimentos mais oportunos.Sustentabilidade
Atualmente, a preocupação com meio ambiente é unânime. Consumidores procuram esta postura na hora de usar um serviço ou consumir um produto. Aderir ao conceito de Paperless poupa cerca de 11 árvores (média para produzir uma tonelada de papel) e economiza cerca de 540 litros de água necessários para o tratamento de um quilo do material, além de gerar um marketing positivo quanto ao meio ambiente e sustentabilidade.O primeiro passo para entrar de vez na cultura Paperless e colher seus benefícios é investir em automação. Escolher um bom software que atenda as necessidades corporativas é uma ótima forma de iniciar essa transição.
A Zapsign é uma empresa de assinaturas eletrônicas com foco em disponibilizar tecnologia de maneira simples. Além de facilitar o processo de digitalização, armazenamento e assinaturas usando tecnologias que garantem segurança e privacidade, ela também dispõe de um painel onde é possível acompanhar os impactos positivos desta alternativa de gestão ao meio ambiente. Através deste painel, a ZapSign busca um aumento na conscientização das vantagens do uso das assinaturas eletrônicas, sob o enfoque da sustentabilidade.
Além disso, a adequação das empresas aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável definidos pela ONU atrai os investidores. Segundo dados da consultora Deloitte, o número de investidores globais que aplicaram os indicadores ESG (ambiental, social e governança, em português) em pelo menos um quarto dos seus investimentos totais, aumentou de 48% em 2017 para 75% desde 2019.
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