Via @zapsignoficial | Se você precisar pegar um documento específico da sua empresa, como um contrato assinado ou um documento referente à parceria com um fornecedor, quanto tempo você leva? Se for mais de 1 minuto, algo certo temos para te dizer: você precisa de uma gestão eletrônica de documentos.

Automatizar a forma de gerenciar seus processos administrativos, além de um diferencial competitivo, é uma estratégia corporativa imprescindível. Por mais que documentos físicos ainda façam parte da administração de muitos negócios, é necessário modernizar os processos da sua empresa para que ela não fique parada no tempo. 

O que é a gestão de documentos eletrônicos?

Também chamada de GED (que é a sigla de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos), ela reúne uma série de tecnologias que possibilitam armazenar e administrar arquivos que tragam dados e informações de uma empresa. 

Assim, ao precisar acessar um documento, em vez de abrir o armário e procurá-lo manualmente no meio de muitos outros papéis, basta fazer o login em uma plataforma online e realizar uma busca para achar a sua versão digital em poucos segundos.

Logo, ao usar a GED na sua gestão,você implementa uma cultura organizacional onde se ganha em agilidade, transparência, redução de custos, sustentabilidade, controle de fluxo e segurança, gerando um ambiente empresarial muito mais fluido, organizado e produtivo!

Quais são as razões para adotar uma GED?

Levantamos aqui os quatro principais motivos pelos quais a gestão eletrônica de documentos deve estar presente no seu processo administrativo.

1) Controle do acesso às informações

As informações do seu negócio devem ser protegidas com muito cuidado, pois elas são valiosas tanto para você quanto para os seus concorrentes. Para que você tenha uma ideia, há pessoas que vasculham o lixo dos competidores de mercado a fim de encontrar qualquer tipo de informação sigilosa. Por isso, é recomendado rasgar todos os papéis que forem para o lixo.

No meio digital, segurança e cautela são regra. Você pode controlar e gerir os acessos aos documentos, diferente dos documentos guardados em um armário, onde qualquer um pode ter acesso a eles se estiver no local.  

Este ano a Lei Geral de Proteção de Dados entra em vigor para proteger os dados pessoais das pessoas, o que inclui aquelas que têm vínculos com a sua empresa: funcionários, fornecedores, clientes, etc. Isso reforça a importância de você ter uma GED.

2) Controle da atualização dos documentos

Imagine a seguinte situação: você delega a um funcionário que firme contrato com um cliente interessado em adquirir o seu serviço. Porém, o colaborador acaba usando a minuta desatualizada do contrato que contempla serviços que não são mais realizados ou uma tabela de preços antiga. Desastroso, não?

Por isso, é essencial manter os seus documentos atualizados. Uma vez que você tenha controle total do sistema de gestão dos documentos da empresa (tal como dissemos no ponto anterior), torna-se mais simples e efetivo realizar essa tarefa.

3) Diferencial competitivo

Alguma vez já te ocorreu a ideia de que o tempo parece estar passando mais rápido? Se você tem ou já teve essa impressão, o mesmo já pode ter acontecido com o seu público. Isso significa que tomadas de decisão, reuniões e atendimentos precisam ser realizados com agilidade.

Temos como exemplo os atendimentos feitos por WhatsApp cujas pessoas esperam que as empresas respondam e passem as informações com rapidez. Ao contar com uma ferramenta GED, você tem acesso ligeiro aos documentos necessários para ceder as informações de forma ligeira, o que representa um diferencial competitivo caso seus concorrentes ainda utilizem o método antigo de gestão com papéis.

4) Redução de custos

Como dissemos alguns parágrafos acima, lidar com documentos de papel requer muitos custos para sua confecção, armazenamento e preservação. Dependendo da quantidade e do tamanho do escritório, algumas empresas chegam a alugar locais externos somente para essa finalidade, o que faz aumentar ainda mais a despesa.

Por mais que um sistema de gestão eletrônica de documentos também exija um investimento mensal ou anual, ele certamente será mais em conta do que continuar trabalhando com documentação impressa.

Quais são os passos para aplicar a GED na sua empresa?

Basicamente, há dois passos que frisamos serem muito importantes para dar início à cultura da gestão eletrônica de documentos na sua empresa. Confira-os abaixo.

Conscientizar todos sobre a importância de documentos digitais

Faça uma reunião com seus colaboradores e informe sobre essa transição para que todos possam entender o funcionamento e seus benefícios.

Contrate a sua primeira ferramenta de documentos eletrônicos

A digitalização de documentos é uma dúvida que muitos gestores têm. Afinal, por mais que os documentos impressos possam ser escaneados, como fazer para coletar as assinaturas deles diretamente no meio digital?

Para isso, você deve contar com um serviço de assinatura eletrônica que as partes possam usar para firmar documentos digitais com o simples clique de um botão. A ZapSign oferece esse serviço de uma forma simples e com planos que atendem os mais variados tipos de negócios.

Logo, a gestão eletrônica de documentos (GED) é uma medida de gestão organizacional enriquecedora, que exige alinhamento coletivo para funcionar. Ela oferece soluções simples que podem ser aderidas diariamente e geram impactos positivos. E se quiser saber mais sobre assinaturas online e todas as suas qualidades, entre em contato conosco!

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